Archivieren Schritt für Schritt
Zwischenarchivgut sind die von einem öffentlichen Archiv zur vorläufigen Aufbewahrung in ein Zwischenarchiv übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen und aus denen das Archivgut noch nicht ausgewählt worden ist.
(§2 Abs. 4 BbgArchivG)
Die Aufbewahrung des Zwischenarchivguts erfolgt im Auftrag der anbietenden Stelle oder ihres Rechts- oder Funktionsnachfolgers.
Die abgebende Stelle bleibt für die Unterlagen weiterhin verantwortlich und entscheidet über die Benutzung durch Dritte.
Die Benutzung des Zwischenarchivguts erfolgt auf der Grundlage des geltenden Verwaltungsrechts (Verwaltungsverfahrensgesetz, Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz usw.).
Die abgebende Stelle erhält ihr Zwischenarchivgut bei Bedarf ausgeliehen.
Die Verantwortung des Zwischenarchivs beschränkt sich bis zur endgültigen Übernahme durch das Universitätsarchivs auf die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Verwahrung und Sicherung dieser Unterlagen.
Vor der Entscheidung der Übernahme in das Zwischenarchiv dürfen Unterlagen von der anbietenden Stelle ohne Zustimmung des Zwischenarchivs nicht vernichtet werden!
1. Das Registraturgut ist von der aktenführenden Stelle (Universitätsverwaltung, Fakultäten, Zentrale Einrichtungen, Institute) zu ermitteln und zur Übernahme in das Zwischenarchiv vorzubereiten.
Hilfsmittel: Geschäftsverteilungsplan, Aktenplan, Aktenverzeichnis
2. Das ermittelte Registraturgut wird unverändert und gebunden in dafür vorgesehene Archivordner umgebettet.
Alle für die Archivierung erforderlichen Archivmaterialien werden vom Universitätsarchiv zur Verfügung gestellt.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Folien zu entfernen sind. Heftklammern und Büroklammern dürfen wegen des Zusammenhaltes jedes einzelnen sachlichen Vorganges vorhanden sein.
3. Auf einer Abgabeliste ist das Registraturgut unter Angabe von Zugangsnummer, Aktenzeichen (vgl. Aktenplan), Aktentitel und zeitlicher Umfang zu erfassen.
Die Liste ist per Email (elimpio@europa-uni.de) an das Zwischenarchiv (Universitätsbibliothek / Universitätsarchiv) zu senden.
4. Die Aufbewahrungsfristen sind von der aktenführenden Stelle festzulegen, wenn sie nicht schon durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften bereits festgelegt wurden (siehe: Allgemeine Aufbewahrungsfristen).
5. Für jeden einzelnen Archivordner ist außerdem noch ein Deckblatt auszufüllen, welches die gleichen Angaben der Abgabeliste beinhaltet (nicht erforderlich bei Klausuren).
Dieses Deckblatt wird in den jeweiligen Archivordner gelegt.
6. Die Archivordner werden nach Terminabstimmung an das Universitätsarchiv übergeben.
7. Die übermittelte Abgabeliste wird vom Zwischenarchiv des Universitätsarchivs erfasst, bearbeitet und in zweifacher Form wieder an die aktenführende Stelle gesandt.
8. Die aktenführende Stelle unterschreibt alle Exemplare der Abgabelisten, wobei jeweils ein Exemplar als Nachweis (gut aufbewahren!) bei der aktenführenden Stelle verbleibt. Das zweite Exemplar erhält das Zwischenarchiv zurück.
9. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und nach Kontaktaufnahme zu der abliefernden Stelle wird über die Übernahme in das Endarchiv (Universitätsarchiv) oder über die Kassation entschieden.
Kassationen veranlasst das Universitätsarchiv.
Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann die abgebende Stelle die Aufbewahrungsfrist verändern.
Ein Antrag auf Fristveränderung ist schriftlich einzureichen und zu begründen.
Elvira Limpio
Zwischenarchiv
(§2 Abs. 4 BbgArchivG)
Die Aufbewahrung des Zwischenarchivguts erfolgt im Auftrag der anbietenden Stelle oder ihres Rechts- oder Funktionsnachfolgers.
Die abgebende Stelle bleibt für die Unterlagen weiterhin verantwortlich und entscheidet über die Benutzung durch Dritte.
Die Benutzung des Zwischenarchivguts erfolgt auf der Grundlage des geltenden Verwaltungsrechts (Verwaltungsverfahrensgesetz, Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz usw.).
Die abgebende Stelle erhält ihr Zwischenarchivgut bei Bedarf ausgeliehen.
Die Verantwortung des Zwischenarchivs beschränkt sich bis zur endgültigen Übernahme durch das Universitätsarchivs auf die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Verwahrung und Sicherung dieser Unterlagen.
Vor der Entscheidung der Übernahme in das Zwischenarchiv dürfen Unterlagen von der anbietenden Stelle ohne Zustimmung des Zwischenarchivs nicht vernichtet werden!
1. Das Registraturgut ist von der aktenführenden Stelle (Universitätsverwaltung, Fakultäten, Zentrale Einrichtungen, Institute) zu ermitteln und zur Übernahme in das Zwischenarchiv vorzubereiten.
Hilfsmittel: Geschäftsverteilungsplan, Aktenplan, Aktenverzeichnis
2. Das ermittelte Registraturgut wird unverändert und gebunden in dafür vorgesehene Archivordner umgebettet.
Alle für die Archivierung erforderlichen Archivmaterialien werden vom Universitätsarchiv zur Verfügung gestellt.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Folien zu entfernen sind. Heftklammern und Büroklammern dürfen wegen des Zusammenhaltes jedes einzelnen sachlichen Vorganges vorhanden sein.
3. Auf einer Abgabeliste ist das Registraturgut unter Angabe von Zugangsnummer, Aktenzeichen (vgl. Aktenplan), Aktentitel und zeitlicher Umfang zu erfassen.
Die Liste ist per Email (elimpio@europa-uni.de) an das Zwischenarchiv (Universitätsbibliothek / Universitätsarchiv) zu senden.
4. Die Aufbewahrungsfristen sind von der aktenführenden Stelle festzulegen, wenn sie nicht schon durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften bereits festgelegt wurden (siehe: Allgemeine Aufbewahrungsfristen).
5. Für jeden einzelnen Archivordner ist außerdem noch ein Deckblatt auszufüllen, welches die gleichen Angaben der Abgabeliste beinhaltet (nicht erforderlich bei Klausuren).
Dieses Deckblatt wird in den jeweiligen Archivordner gelegt.
6. Die Archivordner werden nach Terminabstimmung an das Universitätsarchiv übergeben.
7. Die übermittelte Abgabeliste wird vom Zwischenarchiv des Universitätsarchivs erfasst, bearbeitet und in zweifacher Form wieder an die aktenführende Stelle gesandt.
8. Die aktenführende Stelle unterschreibt alle Exemplare der Abgabelisten, wobei jeweils ein Exemplar als Nachweis (gut aufbewahren!) bei der aktenführenden Stelle verbleibt. Das zweite Exemplar erhält das Zwischenarchiv zurück.
9. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und nach Kontaktaufnahme zu der abliefernden Stelle wird über die Übernahme in das Endarchiv (Universitätsarchiv) oder über die Kassation entschieden.
Kassationen veranlasst das Universitätsarchiv.
Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann die abgebende Stelle die Aufbewahrungsfrist verändern.
Ein Antrag auf Fristveränderung ist schriftlich einzureichen und zu begründen.
Elvira Limpio
Zwischenarchiv
